Pedro J. Garcimartin  

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12:56 el 28 julio 2015

Evita que se pierdan documentos en tu empresa

software de gestión documental

En una empresa pueden generarse una gran cantidad de documentos que debemos guardar, desde los contratos con nuestros clientes hasta por supuesto las facturas y albaranes, pasando también por todo tipo de balances, informes y planes empresariales.

 

Es por esta razón por lo que, en muchas ocasiones, se hace complicado gestionar todos los documentos de un negocio, sobre todo teniendo en cuenta que hay documentos que deben pasar por distintos departamentos y recibir antes el visto bueno del jefe.

 

La forma más apropiada de impedir que se pierda la información, ya sea que la conservemos en papel o la envíemos de un correo electrónico a otro, es emplear un software de gestión documental .

 

Cómo te ayuda un software de gestión de documentos

 

A través de esta clase de programas, se puede guardar los documentos que queremos tener en la nube. Así los diferentes departamentos tendrán la posibilidad de cargar y descargar los documentos que necesiten, realizar modificaciones, etc.

 

Todo quedaría así registrado y, además, facilitaría que la empresa pueda controlar mejor el workflow de datos del negocio, así como evitar las pérdidas de documentos y lograr un mejor control de los ficheros que entran o salen.

 

En algunas empresas, que crean una enorme cantidad de documentos cada día, ésta es sin duda la única solución, si tenemos en cuenta que la tecnología nos ha facilitado mucho las cosas para ahorrar tiempo, dinero y evitar errores humanos.

 

Es muy importante estar informados acerca de los diferentes software de gestión de documentos que tenemos disponibles en el mercado, conocer bien sus características, sus funcionalidades y su precio, ya que se trata de una decisión importante que nos ayudará a mejorar el flujo de documentos en nuestro negocio.

 

Si tenemos una lista de documentos muy amplia y complicada y necesitamos hacer una migración desde otro programa o desde un disco duro, es importante que contemos con la ayuda de un profesional informático para llevar a cabo el proceso de la forma más óptima posible, consiguiendo en el menor tiempo y el máximo de eficacia que pronto la empresa pueda disponer de todos sus archivos digitalizados.

Si tu empresa ha perdido documentos importantes debido a la enorme cantidad de información que maneja, es algo completamente normal. Empieza a trabajar ahora como trabajan las empresas profesionales por un coste mínimo y descubre una forma más eficaz de gestionar los documentos. ¿Está tu empresa gestionando correctamente su workflow?

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