Qué gastos puedes desgravar como autónomo

El número de autónomos crece y con ellos el número de personas que tiene que enfrentarse a las particularidades fiscales y contables de trabajar por cuenta propia. Entre ellas, está la posibilidad de desgravar tus gastos de autónomo tanto en IVA como en el IRPF.

Esta es una de las ventajas del autónomo frente al asalariado, que puede restar a sus ingresos parte de los gastos que tenga para poder hacer su trabajo. Eso sí, para hacerlo con todas las de ley es necesario tener claro qué gastos puedes desgravar por profesional por cuenta propia y cuáles deberás dejar fuera. Y es que Hacienda vigilará que no incluyas nada que no debes en tu declaración trimestral de IVA y de IRPF.

En este sentido debes hacer una primera distinción entre desgravar el IVA como autónomo y deducir en el IRPF al hacer la declaración de la renta. La Agencia Tributaria aplica normativas diferentes. En otras palabras, habrá gastos que sí se puedan incluir en la declaración de la renta pero no la declaración trimestral del IVA con el modelo 303.

Desgravar IVA como autónomo

El IVA es el primer caballo de batalla de las deducciones del autónomo. El IVA de los autónomos se estructura en torno a dos tipos: el IVA devengado o repercutivo y el IVA soportado o deducible. El primero es el IVA que factura el autónomo, el que cobra de sus clientes. El segundo es el que paga por los gastos de la actividad. Al hacer la declaración de IVA el autónomo restará el segundo al primero con una salvedad, no todo el IVA soportado es IVA deducible.

Requisitos para que el IVA sea deducible

La Agencia Tributaria (AEAT) establece las condiciones en las que el IVA que paga el trabajador por cuenta propia puede desgravarse. Con carácter general, Hacienda aplica tres criterios para el IVA del profesional independiente:

• Que el gasto esté vinculado a la actividad, es decir, al trabajo como autónomo. En otras palabras, si te vas a cenar con la familia no puedes considerarlo un IVA deducible.
• Que el gasto esté justificado. En este punto, un ticket o factura simplificada no siempre será suficiente para desgravar el IVA, aunque sí puede serlo para desgravar en el IRPF
• Qué estén registrados en la contabilidad del autónomo

Como norma general, podrás deducir los gastos asociados a tu trabajo dependiendo de la actividad que realices. El motivo es que Hacienda establece restricciones para determinados epígrafes del IAE o Impuesto de Actividades económicas. Además, hay actividades exentas de IVA. En estos casos, al no haber IVA imputado no se podrá restar ningún IVA ni Hacienda devolverá nada.

Cómo desgravar el IVA del autónomo

¿Cómo imputar los gastos deducibles de los autónomos a efectos de IVA? A través del modelo 303 de Hacienda cada tres meses y del modelo 390 de Hacienda una vez al año. Esos son los modelos para la declaración trimestral de IVA y la declaración anual que se presenta en enero.

Al hacer la declaración de IVA habrá que incluir por un lado los gastos desgravables del profesional por cuenta propia según el tipo de IVA que haya pagado (21%, 10% o 4% según sea IVA general, IVA reducido o IVA superreducido). El modelo no exige incluir el gasto concreto, sólo la suma de ellos.

A continuación habrá que sumar el los gastos de IVA deducibles, también divididos por tipo de IVA. Este IVA desgravable se restará al IVA que has pagado y sólo deberás abonar a Hacienda la diferencia. En caso de que hayas pagado más IVA del que has ingresado (esto quiere decir que has perdido dinero por actividad), Hacienda te permitirá recuperar ese IVA o imputarlo en el siguiente trimestre. La segunda opción es la más habitual.

Gastos deducibles del autónomo en el IRPF

Una cosa es el IVA y otra bien diferente el IRPF. La declaración de la renta de los autónomos es algo diferente a la de los asalariados. En ella deberán consignar también los gastos de su actividad. En otras palabras, lo que les cuesta llevar a cabo su trabajo. Es aquí donde entran en juego los gastos desgravables en la renta para el trabajador por cuenta propia.

Requisitos para desgravar un gasto como autónomo en el IRPF

Como norma general, Hacienda permitirá imputar como gasto del autónomo cualquiera relacionado con la actividad, aunque diferenciará entre varios tipos de dispendios dentro del apartado de actividades económicas de la renta 2017.

Estos son esos apartados, que ya nos dan una idea de qué gastos es posible desgravar.

• Consumos de explotación. Se refiere a materias primas, material de oficina, embalajes, compra de mercancía… En otras palabras, los gastos más habituales del autónomo. Aquí entraría, por ejemplo, desgravar la compra del ordenador del autónomo
• Sueldos y salarios de los trabajadores, así como las dieta de viaje, dentro de los límites legales.
• Cuotas de la Seguridad Social de los trabajadores, pero también del propio autónomo. Recuerda que la cuota que pagas influye en lo que cobrarás al jubilarte como autónomo
• Arrendamientos y cánones, donde se incluye desde el alquiler del local hasta el leasing del coche del autónomo.
• Servicios contratados. Se refiere a asesores fiscales, asesores financieros, notarios, auditores. Se pueden incluso desgravar como gastos los servicios de I+D e incluso los seguros del autónomo (hay límites dependiendo del tipo de póliza), servicios bancarios, publicidad…
• Gastos financieros referidos a intereses de préstamos, recargos por aplazamientos de deuda, créditos o gastos de descuento de efectos, entre otros.
• Impuestos deducibles en la renta como autónomo como el IBI o el IAE. Lo que no se podrán deducir son las sanciones de Hacienda.
• Acciones de mecenazgo y patrocinio

Estos son los epígrafes generales de gastos deducibles del autónomo en la renta. Todo lo que caiga dentro de esos parámetros podrá restarse a los ingresos al hacer el IRPF.

A estos gastos sólo resta añadir las amortizaciones de inmovilizado. Como veremos más adelante, con un ejemplo de gastos deducibles del autónomo, los bienes cuya vida útil sea más de un año y su valor superior a 600 euros (por ejemplo, un móvil de gama alta) se amortizarán en varios ejercicios. Esto quiere decir que no se podrá imputar o restar el coste total en un ejercicio, sino que se irá restando cada año un poco del coste en función de unas tablas de depreciación que puedes consultar en este enlace.

En cualquiera de los casos, la clave para acertar con las deducciones es que todo esté ligado a la actividad económica del trabajador por cuenta propia.

Ejemplo cosas que puedes deducirte como autónomo

Para evitar dudas, nada como ver con ejemplos concretos qué productos y servicios podrás restar a tu beneficio como autónomo.

Dadas las diferencias entre deducciones de IVA y deducciones de IRPF, iremos diferenciando cuándo aplica cada una de ellas o ambas.

Desgravar la gasolina

¿Se pueden deducir los gastos del coche? Esta es una pregunta recurrente que tiene al gasto en gasolina y seguros como protagonista. La realidad es que desde un punto de vista estrictamente legal sólo podrá desgravarse en IVA o en el IRPF cuando el uso del coche sea exclusivo de la actividad económica.

Hacienda permite un pequeño uso privado del coche del autónomo, pero éste debe ser mínimo. Sería viable, por ejemplo, usarlo para llevar a los niños al colegio o, un uso limitado el fin de semana para hacer la compra, pero muy poco más. Lo que ocurre es que está comúnmente aceptado, incluso por los propios inspectores, imputar un 50% del gasto de gasolina del coche cuando el uso ex mixto. Sin embargo, hay que recordar que la ley no lo permite.

Desgravar la compra del coche del autónomo

Con la compra del coche no ocurre lo mismo. Para empezar, la ley permite desgravar directamente el 50% del IVA, incluso si el coche se va usar también para fines personales. Para alcanzar el 100% del IVA pagado sí que debería ser de uso exclusivamente comercial.

No ocurre lo mismo a la hora de desgravar la compra del coche del autónomo en el IRPF. En este caso Hacienda no permitirá desgravar ni un euro salvo que el vehículo esté 100% afecto a la actividad. En otras palabras, se use solo para trabajar.

Tus seguros como autónomo

En el caso de los seguros, se podrán desgravar todos los seguros relacionados con la actividad. Esto afecta a los seguros del local, seguro de transporte o seguro de responsabilidad civil. En este caso, dado que los seguros no incluyen IVA, sólo se podrán desgravar en el IRPF.

Dentro de los seguros del autónomo hay tres que merecen especial atención: el seguro de vida, el seguro de salud y el seguro del hogar.

Los autónomos podrán desgravar hasta 500 euros del seguro de vida que paguen por las coberturas de fallecimiento e invalidez. En el caso de los seguros médicos, la deducción también afecta a los seguros del cónyuge y de los hijos menores de 25 años con un límite también de 500 euros por persona.

El seguro de hogar también podrá desgravarse en el IRPF siempre que se trabaje desde casa. En este caso sólo podrá deducirse la parte proporcional de la vivienda que se use para la actividad. A modo de ejemplo, si el despacho ocupa un 10% de la vivienda y pagamos 500 euros de seguro, podremos desgravar 50 euros al hacer la renta.

Desgravar ordenador autónomo

El ordenador que usas para trabajar también es deducible, tanto en el IVA como en el IRPF.

Hay que recordar que si el ordenador cuesta más de 600 euros habrá que amortizarlo durante varios años. Esto se aplicará a todos los bienes de inversión.

Al deducir el ordenador de trabajo lo que haremos es aplicar una serie de porcentajes. Vamos a verlo con el ejemplo de un ordenador de 1.210 euros con IVA. El IVA de ese ordenador (21% o 210 euros) se puede desgravar automáticamente y de forma íntegra en la declaración trimestral. El resto deberá amortizarse. Hacienda permite realizar una amortización lineal del 40% del valor durante un periodo máximo de 5 años. A efectos prácticos para nuestro ejemplo le daremos una vida útil de tres años: el primer año imputaríamos 400 euros de gasto en el IRPF, el segundo año año otros 400 euros y el último los 300 restantes.

Lo mismo se aplicará a impresoras, discos duros, cámaras de foto y cualquier aparato electrónico que necesites para el trabajo en general.

Factura del móvil

Lo que pagas de móvil también podrás restarlo en el IRPF siempre que demuestres que es un móvil que usas para trabajar.

En este sentido, podrás desgravar tanto la factura como el coste del propio móvil.

Desgravar dietas

Volvemos a entrar en terreno resbaladizo. Y es que con las dietas y gastos de representación existe cierta polémica. La realidad es que se puede desgravar una comida con un cliente, pero para eso deberás demostrar que efectivamente ha sido una comida de trabajo.

La ley prevé, además, unos límites para este tipo de gastos, que en ningún caso podrán superar el 1% de la facturación si tributas por sociedades. Como autónomo, la nueva Ley del Autónomo permite desgravar hasta 26,67 euros al día por gastos de manutención y 48,08 si es en el extranjero.

Además, la posibilidad de desgravar dietas dependerá mucho del tipo de actividad que realices. A modo de ejemplo, en un comercial no será raro ver multitud de facturas de restaurantes, pero sí puede serlo en un diseñador o en un fontanero.

Viajes de negocio

Los viajes de negocio también son deducibles, aunque se aplicará el mismo criterio que acabamos de explicar.

Lo mismo ocurre con los gastos de representación en general.

Alquiler e hipoteca como autónomo

¿Se puede desgravar el alquiler o la hipoteca si trabajas desde casa? En teoría es posible deducir la parte proporcional de la vivienda en la que desarrollas la actividad, tanto en el alquiler como en la hipoteca o los gastos de comunidad. Tanto para deducir el alquiler como la hipoteca habrá que tener todo bien documentado.

Para deducir la hipoteca como autónomo hay que comunicar a Hacienda a través del modelo 037 el uso de parte de la vivienda como oficina y especificar qué porcentaje de la casa ocupa la actividad como autónomo.

En el caso del alquiler la cuestión es todavía más complicada, ya que habrá un IVA por medio a imputar. Esto obliga a alquilar parte de la casa no como vivienda, sino como oficina para imputar ese IVA. De hecho, lo más normal suele ser alquilar la casa como oficina, pero después sólo desgravar parte del IVA. La alternativa óptima es la de que el casero emita dos facturas, por la parte correspondiente a la oficina con IVA y por el alquiler de vivienda, sin él.

Gastos del hogar: electricidad, agua, internet

Como ocurre con los seguros, los autónomos pueden desgravar parte de los suministros del hogar. La nueva ley clarifica qué gastos se podrán incluir y el porcentaje. En concreto, se podrán deducir el 30% de los suministros del hogar como autónomo de la parte proporcional de la vivienda destinada al hogar. Para que lo entiendas mejor, si el despacho es el 20% de la casa, podrás deducir el 30% de ese 20%. El resultado será un 6% de los suministros del hogar.

Cursos de formación y másteres

La formación del autónomo está bonificada, aunque sólo la que esté estrictamente relacionada con su actividad. Para que lo entiendas mejor, no podrás desgravar un curso de fotografía si eres comercial, pero sí en caso de que seas diseñador. La diferencia está en que el primero no lo necesita para su trabajo y el segundo puede que sí.

En la formación podrás desgravar tanto el IVA que has pagado como después incluir el gasto en tu declaración de la renta como autónomo.

Ropa del autónomo

La ropa no se puede desgravar con carácter general salvo que sea obligatoria para desarrollar tu trabajo como autónomo.

A modo de ejemplo, por más que debas ir de trabaje como comercial, no podrás deducirlo. Sin embargo, quienes trabajan en restauración o como empleadas del hogar sí podrán deducir el uniforme.